Procédures

Petite liste des procédures applicables au campus Jussieu:



Contacter la hotline DSI (ouverture de ligne fixe, problème d'annuaire, etc ...):

https://hotline.upmc.fr/glpi/front/helpdesk.public.php

Missions:

Il faut absolument ANTICIPER vos réservations et réserver bien avant le départ (je sais, ce n'est pas toujours facile):

  1. Envoyez vos demandes d'ordre de mission à Gregory Boucher <gregory.boucher@lmd.polytechnique.fr>
  2. Réservez vos billets sur SIMBAD en mettant Gregory Boucher comme Valideur
  3. Au retour préparez soigneusement vos Etats de frais selon les préceptes suivants:

    1) Dans l'état de frais 
    -----------------------
    (idéalement remplis sur Acrobat plutot qu'à la main)

    - Remplir la première page avec bon sens, sans lister les nuits et repas des "séjours privés" non professionnel, merci...
    - Dans le tableau "Frais réels dus à l’agent" juste lister les dépenses qui ne sont NI hotel, NI repas (remboursés
    forfaitairement sur la base du "per diem" du pays), NI les frais de transport déjà couvert par l'achat de billet via
    Simbad (avion train). Il reste donc le RER, taxi, parking, bus locaux, frais d'inscription, etc...
    - Ne PAS remplir les lignes suivantes à la fin (remplies plus tard par le gestionnaire) :
    "D – Calcul des indemnités par application du barème et en fonction des justificatifs produits (11) : Montant  €
    E - Montant dont le remboursement est demandé :"
    - Dans "Observations": rappeler si vous avez un séjour privé (vacances
      pris en marge de la mission)
    - Signer en bas : "Signature du bénéficiaire"

    2) Pièces à ajouter.
      -----------------

    Il faut les ORIGINAUX:

    - Facture Hotel
    - Cartes d'embarquement Avion ou billets de train, MEME si ils ont été
      pris sur Simbad et déjà payés (c'est pour prouver le voyage).
    - Facture des frais d'inscription aux colloques
    - Les tickets de bus/trains locaux, factures taxi, parking, essence etc...
      dont vous demandez le remboursement.

    NE PAS INCLURE: facture restaurants (on en a pas besoin pour rembourser)

    Important pour la période actuelle: merci d'agrapher les petits billets, facturettes,
    cartes d'embarquement etc.. sur des feuilles A4 (une agraphe par pièce suffit...)
    Exemples d'état de frais pour la France et pour l'étranger
    On s'occupe de vérifier, envoyer à l'X pour la finalisation, et de signer... (Idem pour les missions déjà effectuées et que vous n'avez pas encore rendues).

Missions (et bons de commande) sur crédits SIFAC: A éviter dans les semaines à venir. La bonne nouvelle est que notre nouvelle secrétaire sera immédiatement autonome sur SIFAC, forte de son expérience à l'UPMC.

 

Bons de commandes:

  • Il faut contacter France-Lise Robin <France-Lise.robin@lmd.polytechnique.fr> et là aussi anticiper les besoins et éviter les urgences.
  • Par ailleurs, il faut envoyer les bons de livraisons datés et signés à France-Lise Robin dès réception conforme du/des matériel(s) commandé(s).

 

Arrivées, badges, cantine:

Comme d'habitude prévenez des arrivées sur le site Web intranet du LMD:
http://www.lmd.jussieu.fr/sondage/lmd-arrivee

Nous nous occupons de faire les demandes de badges. En cas d'urgence ou de problèmes inattendus, contactez Francois Forget, Laurent Fairhead ou Ehouarn Millour.
Pour François, Ehouarn et Laurent: remplir ce formulaire et l'envoyer à <badgesufrteb@listes.upmc.fr>

Recrutements:

Contacter dès que possible Isabelle Ricordel <isabelle.ricordel@lmd.polytechnique.fr>
Rappel des délais de recrutement, déjà longs par la DR4, mais d'autant plus en ce moment.

  • 5 semaines pour un dossier simple (français/européen, renouvellement, crédits disponibles...)
  • 2 mois au moins pour les étrangers hors CEE, ou prolongation nécessitant que le dossier soit soumis à l'Institut pour avis.

ANTICIPATION Maximum, dossier complet de mise !

 

Stagiaires L3, M1, M2:

Contacter dès que possible Isabelle Ricordel <isabelle.ricordel@lmd.polytechnique.fr> pour la convention et la préparation du dossier.
Pour la gratification des stagiaires (stage obligatoire et de plus de 2 mois): La convention doit etre signée par l'organisme payeur.

  • Pour le CNRS, pas de problème (si votre ligne de crédit permet le paiement de stagiaire).
  • Pour les conventions sur des crédits UMPC: Espérons qu'il n'y en ait pas. Sinon contactez moi.

Dans l'immédiat nous n'allons pas pouvoir organiser la restauration des stagiaires à la cantine de Jussieu. On verra ce que l'on peut faire en mars - avril...

 

Questions diverses d'administrologie:

N'hésitez pas à en parler à François Forget, aux responsables d'équipe, ou à Philippe avant de contacter l'administration à l'X, car ils vont être plus débordés que jamais en attendant l'arrivée de la nouvelle administratrice et de notre gestionnaire.